Intranet para una empresa con más de 250 empleados

Una intranet para empresas diseñada a medida puede ser una herramienta para los trabajadores. Éstos se ven beneficiados de muchas herramientas que puede contener este software. Al ser a medida, puede adaptarse a las necesidades de cualquier empresa, independientemente del sector al que se dedique. Otro ámbito al que puede adaptarse la intranet a medida es el tamaño de la empresa. Este programa en la nube puede diseñarse para pequeñas empresas con menos de 50 empleados y para empresas más grandes. En este post te contamos las características de una intranet a medida para una empresa que cuenta con más de 250 empleados.

Intranet a medida para una empresa con más de 250 trabajadores

Este tipo de empresas, al ser grandes por tener más de 250 empleados, están organizadas en departamentos. Dependiendo de la empresa, pueden tener mayor o menor importancia, resultando en un mayor o menor número de trabajadores en el departamento en cuestión. A continuación te detallamos las funciones de la intranet corporativa para esta empresa con más de 250 empleados en función de cada departamento de la misma:

• Departamento de recursos humanos:
  • La intranet puede gestionar a todos los trabajadores de la empresa. De esta manera, se almacenan los días que ha trabajado cada empleado de la empresa, días de baja, días de ausencia,… En función de esos datos, el software puede calcular las nóminas de cada trabajador y generar nóminas de manera automáticas. Estas nóminas se envían a través de la propia intranet, ya que los empleados tienen acceso a un panel privado para empleados. En este panel pueden consultar la nómina del mes anterior y todo el histórico de nóminas. Estas nóminas se almacenan en formato PDF en la nube de la intranet y además pueden los empleados pueden descargárselas en cualquier momento.
  • La intranet puede gestionar a los candidatos en proceso de selección. Si se encuentra enlazada con la página web construida en WordPress, el programa puede almacenar la información y CV de los candidatos que se envían mediante un formulario de su página web. Cada candidato tiene su ficha correspondiente en la que se almacena información como entrevistas, comentarios, documentación adjunta…
  • Se puede incluir una sección donde los empleados pueden indicar las vacaciones que se van a coger. Así se mejora un workflow que sucede a menudo en todas las empresas. La información de las vacaciones de todos los empleados se incorpora a un calendario que puede ser consultado por los empleados de cada departamento. De esta manera, los trabajadores de cada sección pueden consultar las vacaciones que han cogido sus compañeros de departamento.
• Departamento de ventas: La aplicación en este caso puede generar de manera automática documentos financieros. Gracias a que almacena información como movimientos bancarios de la empresa, puede realizar balances, cuenta de pérdidas y ganancias, libros mayores… También puede generar gráficos de ventas que se incorporan a informes. Esta información se puede almacenar en la aplicación y exportarse en formato documento PDF o en formato hoja de cálculo para tratar los datos en programas como Excel.
• Departamento de almacén: la intranet a medida puede llevar un control del stock que se encuentra en el almacén. Puede además integrarse con una aplicación móvil nativa a medida para llevar un control más fino del stock. También la intranet emite un aviso cuando hay bajo stock de un determinado artículo.
• Departamento de I+D:
  • Esta intranet puede funcionar como un software LIMS (Sistema de Gestión de Información de Laboratorio). Puede gestionar los proyectos de investigación en marcha, almacenando todos los resultados que se obtienen. Con estos datos, puede generar gráficos e informes periódicos que se almacenan en la aplicación.
  • Gracias a la información cumplimentada por el responsable del departamento, puede elaborar un informe final de cada proyecto en el que se detallen objetivos, procedimientos utilizados, resultados, conclusiones… Este documento se encuentra de manera confidencial en la nube de la aplicación.
  • La intranet, al tener un control de todos los proyectos en curso o futuros, puede crear un cronograma en el cual queden reflejados de manera visual todos los proyectos de la empresa. Este cronograma se puede exportar en formato PDF para descargarse.
  • Este software puede servir de repositorio de información confidencial de la empresa, como protocolos internos y patentes, las cuales están accesibles por todo el personal de este departamento. En otro post ya te hemos contado cómo conseguir esta privacidad en la información de estos archivos.
• Departamento compras:
  • Este software a medida puede generar de forma automática presupuestos en función de parámetros que se introduzcan. Estos prepuestos se pueden enviar de manera automática a cada cliente.
  • Una vez se ha aprobado el presupuesto, la intranet genera la factura y el albarán de salida del almacén que se envía directamente al departamento correspondiente. De este modo, se facilitan los workflows de la empresa.
• Departamento de marketing:
  • La intranet puede estar integrada con Google Analytics y aportar información sobre posicionamiento, tráfico a la página web y campañas de Adwords. De esta manera, pueden llevar un control más fácil de todas las actividades que tienen lugar en este departamento.
  • Como la intranet se encuentra integrada con WordPress, los empleados del departamento de marketing pueden publicar entradas al blog de la web corporativa directamente desde el software. Esta publicación también se notifica a los usuarios que se han suscrito a la newsletter de la página web mediante un envío automático de emails.
• Departamento de informática: la intranet tiene un sistema de ticketing. Esta herramienta les permite a los empleados reportar incidencias de la aplicación desde su panel privado. El ticket se envía directamente a los trabajadores de este departamento. Consecuentemente los empleados pueden ver el estado del ticket desde su sesión en la intranet.

Detalles de una intranet corporativa para una empresa grande

Este software, por lo tanto, es una herramienta para los empleados de todos los departamentos. Todo ello redunda en una optimización de los procesos cotidianos de la empresa y, por lo tanto, un aumento de los beneficios de la misma.

Al ser una intranet para una empresa con más de 250 empleados, debe ser una aplicación sin límite de usuarios ni licencias para poder ser totalmente escalable. Los empleados además pueden firmar documentos desde la propia aplicación sin necesidad de papel, adoptando una filosofía de «papel cero» u «oficina digital». Es un software almacenado en la nube, lo que permite el acceso a los empleados desde cualquier dispositivo con conexión a internet.