Cómo saber si un empleado ha leído un documento

Una intranet corporativa es un software para empresas que permite recopilar muchas funciones en un mismo lugar. Gracias a este programa disponible en la nube, los empleados podrán teletrabajar en cualquier momento que lo necesite. En el este aspecto, a nivel administrativo se pueden obtener informes de rendimiento de los empleados. Relacionado con esto, en este post te contamos cómo monitorizar la actividad de los empleados cuando utilizan una intranet a medida.

Intranet para empresas con control de actividad de los empleados

Una intranet para empleados se divide en diferentes módulos donde se agrupan funciones. El sistema puede grabar las acciones de los usuarios en estos apartados. Este informe de actividad se puede consultar en cualquier momento por parte de usuarios con acceso. Esta discriminación entre usuarios es posible gracias a los roles. Estos roles permiten que sólo determinados trabajadores accedan a ciertas secciones del CRM.

Este tipo de programas informáticos puede funcionar como un repositorio de archivos. Este tipo de funciones son útiles para almacenar documentos corporativos como protocolos internos, informes relacionados con prevención de riesgos laborales y otro tipo de archivos de la empresa. Desde este portal, además, se puede dar una formación a los trabajadores. A través de manuales y documentación, se pueden impartir cursos para ampliar los conocimientos de los empleados. Todos estos archivos están seguros gracias a diferentes protocolos.

Se puede controlar los empleados qué han tenido acceso a esos documentos de la intranet para empresas. Este registro indica el documento al que han tenido acceso cada usuario, el tiempo que han pasado visualizando dicho documento y hasta si lo han descargado en su dispositivo. Todos estos accesos se pueden visualizar en una lista donde se indica el usuario, la hora y la fecha de acceso, el documento al que se ha accedido y el tiempo de visualización. Estos informes se pueden descargar en formato Excel y así formar parte de otro tipo de documentos.

Cuando un nuevo documento está disponible para un usuario, se puede notificar al mismo a través de una alerta en el sistema o un correo electrónico. Una vez el usuario ha accedido al documento, se puede enviar una confirmación de lectura automáticamente al empleado que lo ha subido. De este modo, se puede realizar un control más estricto de la lectura de los documentos.

Si la intranet a medida puede generar documentos, también se puede configurar para que emita una notificación automática de lectura de los mismos. Incluso este aviso se puede configurar para que se emita cuando un usuario con determinado rol accede a un determinado archivo.

Intranet para empleados con confirmación de lectura

Si te ha gustado la idea de introducir una confirmación de lectura, desde Intranet para empresas podemos programar a medida esta función. Tanto si tienes una intranet a medida, como si quieres un software a medida, podemos incorporar esta función. La gran ventaja de este tipo de desarrollos a medida es la escalabilidad. Es decir, se puede construir una primera versión con funciones básicas y más urgentes y después ir ampliando con las demás funciones menos necesarias.

Este tipo de softwares son 100% personalizados. Se caracterizan por estar diseñado acorde a su imagen corporativa y por contener todas las funciones que requiera el cliente. Además, nuestro equipo de expertos puede recomendar algunas funciones más demandadas por los clientes.