Aplicaciones de una intranet a medida. Parte 1: Contabilidad

Una intranet a medida es un programa que tiene muchas funciones y aplicaciones distintas. Éstas pueden cubrir las necesidades de todos los departamentos de la empresa. Al estar programada a medida, este software puede acaparar funciones específicas de empresas de cualquier sector. En un post anterior ya te contamos cómo es una intranet para una empresa farmacéutica. En este artículo, te explicamos un módulo fundamental y común para una intranet corporativa: la contabilidad.

Intranet para empresas con un módulo de contabilidad

Si lo piensas bien, cualquier empresa, independientemente del tamaño o del sector al que se dedique, necesita llevar un control de su contabilidad. Dependiendo del volumen de negocio que maneje la empresa, puede contar con un departamento entero que se dedique a realizar estas operaciones financieras o puede encargarse otra persona de esta labor, junto a otras tareas propias de dirección. Por lo tanto, esta sección es imprescindible a la hora de programar un software para empresas. A continuación te vamos a explicar las funciones que desempeñaría la intranet para empleados con estas características. De este modo, sirve para llevar un control más fino de la contabilidad de una empresa.

La contabilidad de una empresa consiste en realizar un control sobre los movimientos financieros de la compañía. Para ello se debe registrar cualquier actividad económica que se realiza en nombre de la empresa. Gracias a estos movimientos, se puede realizar una serie de documentos contables, algunos de ellos exigidos por ley. De esta manera, se demuestra la transparencia de la empresa a ojos de las autoridades pertinentes. Por otro lado, también se pueden determinar puntos a mejorar cuando el resultado de la empresa no sea positivo.

Gracias a una intranet para empresas, los empleados encargados de llevar esta contabilidad pueden introducir estos movimientos financieros de la empresa. Se pueden registrar todas las adquisiciones, inversiones, venta de mercancías,etc.

Esta tarea se puede realizar de forma manual en la propia intranet corporativa, o lo puede realizar el software de manera automática. El software puede registrar algunos movimientos como la compra de material que realiza el departamento de aprovisionamiento. Al importar las facturas de los proveedores, se almacena de manera automática el importe de las mismas. También, al emitir de forma automática una factura para un cliente, el software registra esa venta y almacena ese movimiento junto a los demás. Todos los movimientos se almacenan junto a la fecha de la transacción y la descripción. Así se puede identificar cada movimiento más fácilmente.

La intranet a medida puede generar una serie de documentos contables gracias a los movimientos que se registran. Esta información se almacena de forma segura, gracias a una serie de protocolos que se incluyen dentro de la programación del software. Por lo tanto, el programa puede crear de forma automática los siguientes documentos financieros:

• Libro mayor: recoge todos los movimientos realizados en una cuenta específica de la empresa.
• Balance: refleja el activo, el pasivo y el patrimonio neto, agrupando la información en función de su naturaleza y su tipo.
• Asiento de cierre: Resumen de todas las cuentas de una empresa al finalizar el año.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: resumen de los ingresos y gastos de una empresa.
• Libro diario: histórico de todos los movimientos realizados por la empresa durante el año.

Estos documentos se pueden generar cuando lo requiera el empleado, pero también se puede configurar la intranet para empresas para que lo genere de forma automática de forma periódica. Cuando se crea este archivo, se almacena automáticamente en la nube del software de forma mecánica. De este modo, los usuarios con acceso a este tipo de información pueden descargarse esa información a su dispositivo. Este dispositivo puede ser un PC, una tablet o un móvil con una conexión a internet. Esto se debe a que la intranet se encuentra alojada en la nube. Estos datos que genera la intranet pueden exportarse en formato PDF o en hoja de cálculo, para así poder procesar los datos desde un programa como Excel.