Firma de documentos para empleados en una intranet a medida

Una intranet para empleados puede servir para agilizar el trabajo diario de una empresa. Este programa puede convertirse sin duda en el mejor aliado para todos los trabajadores de una empresa. En post anteriores te contábamos algunos de estos ejemplos en los que los empleados de una empresa podían verse beneficiados de una intranet a medida como un panel para solicitar vacaciones o notificar documentos a éstos. En este artículo te contamos una aplicación de la que pueden sacar mucho partido los empleados: firma digital de documentos.

Intranet para empleados con firma digital

Como ya te hemos contado, una intranet corporativa puede optimizar el trabajo de los empleados de una compañía. Al tener muchas funciones recogidas en un mismo programa, permite que no se tenga que estar cambiando de ventana constantemente. A continuación, te contamos las características de una intranet para empleados con firma digital:

• Gracias a esta funcionalidad de la intranet para empresas, los empleados pueden firmar documentos desde la intranet. Esta firma tiene validez legal y permite que se almacenen de forma segura los contratos firmados.
• La firma la realizan los empleados con la ayuda del ratón. También pueden firmar desde un móvil o una tablet si se encuentran conectados a la intranet desde estos dispositivos. Se puede establecer esta conexión gracias a que la intranet se encuentra alojada en la nube.
• La firma del empleado se puede almacenar desde su panel de empleados. De este modo, pueden firmar contratos de manera más rápida. La firma almacenada se puede cambiar en cualquier momento desde los ajustes de la aplicación.
• Los documentos que se pueden firmar desde la intranet para empresas son todos los que te puedas imaginar. Se puede configurar el software con algún documento que se utiliza a menudo. Estos archivos cotidianos, como firma de contratos laborales, se pueden configurar para firmar siempre en el mismo sitio del documento.
• Se pueden firmar documentos creados al instante desde esta intranet para empleados. Basta con configurar la zona donde debe firmar y el tamaño máximo de firma que se permite.
• Estos documentos firmados, se almacenan automáticamente en la intranet corporativa. De esta manera, queda una copia de todos los contratos, facturas, albaranes, etc. que se han firmado.
• La intranet a medida emite una notificación cuando un empleado tiene un documento pendiente de revisión y firma. Esta notificación se efectúa desde la intranet a medida y también a través de un correo electrónico.
• Una vez se ha firmado el documento a través de la intranet a medida, se envía un aviso mediante una notificación y un correo electrónico al responsable que ha solicitado la firma de ese documento desde la intranet.
• De igual manera que existen documentos que se pueden configurar para que la intranet sepa dónde se debe firmar, se pueden crear documentos que tienen un formato definido desde la intranet. Es decir, se pueden crear documentos como contratos mercantiles o laborales en los que el formato y el contenido es prácticamente igual. Estos pequeños cambios se pueden ajustar desde la intranet a medida. Es este software el encargado de generar automáticamente el documento en formato PDF con la firma del empleado.