Intranet para pequeñas empresas: necesidades más comunes

Las intranets para empresas constituyen una base de datos en donde los empleados pueden confiar muchas tareas. Por ejemplo, una intranet para empleados puede almacenar mucha información de los clientes, de las facturas emitidas, de las facturas recibidas, etc. Además, los trabajadores pueden dar de alta en una intranet a medida eventos como llamadas o reuniones con los clientes. De este modo, la intranet corporativa puede establecer un seguimiento para volver a llamar a un cliente. Este recordatorio se puede realizar a través de una alerta en el sistema o un correo electrónico automático enviado por la intranet para empresas. Estas y muchas más funciones tienen cabida en una intranet para empleados para cualquier empresa. Independientemente del sector al que se dedique una intranet a medida es la mejor opción. Por tanto, en este artículo explicamos las principales funciones que tendría una intranet para corporativa de una empresa pequeña.

Funciones de una intranet para empresas pequeñas

Una empresa pequeña cuenta con pocos empleados. De este modo, necesita solamente unas pocas funciones que abarquen toda la actividad empresarial. A continuación, exponemos algunos puntos clave que pueden tener una intranet para empresas pequeñas:

• Este tipo de intranet para empleados puede contar con una gestión de clientes. En casi todas las empresas se lleva una gestión de clientes. Para ello, la intranet a medida almacena una serie de datos de estos clientes. Algunos de estos campos para rellenar por los empleados pueden ser el nombre, apellidos, dirección, persona de contacto, horario de atención, cuenta bancaria, etc. Si la intranet corporativa es más compleja, a estos clientes se les pueden asociar documentos y archivos adjuntos. Además, en función del sector al que se dedique la empresa puede contar con algunas pestañas dentro de los clientes. Por ejemplo, puede existir dentro de la intranet para empresas un histórico de visitas, un histórico de llamadas, un listado de pagos, etc. También se puede configurar esta intranet para empleados para exportar todos los listados en formato hoja de cálculo de Excel.
• Otra función común para muchas empresas es el módulo de facturación. Por este motivo, la intranet para empleados es capaz de llevar la facturación de manera activa. Es decir, puede almacenar todos los pagos que deben realizar los clientes. De manera adicional, la intranet a medida puede generar las facturas asociadas a cada cliente. Estos documentos tienen un formato corporativo con el logo, las fuentes y los colores corporativos. De este modo, desde la intranet corporativa los empleados pueden marcar qué facturas se han pagado y cuáles no. En este caso, la intranet para empresas recuerda a los empleados las facturas que no se han pagado. Esta notificación se realiza mediante una alerta en el sistema y un correo electrónico automático a los empleados.
  • Como el sistema lleva a cabo un control de la facturación, puede mostrar en pantalla algunos datos. Por ejemplo, esta intranet a medida puede calcular la facturación recaudada en todo el mes, las facturas emitidas mensuales o el importe total de deudas de parte de los clientes. Estos datos se agrupan en una sección denominada cuadro de mandos financiero.
• El último módulo común para muchas empresas es el de recursos humanos. Aunque sean empresas de pequeño tamaño, cuentan con un cierto número de empleados. Además, estas empresas suelen ahorrar en departamentos. Por lo tanto, la intranet para empleados puede acaparar las funciones propias del departamento de recursos humanos. Se puede gestionar la información de todos los empleados, incluyendo el tipo de contrato que tienen. Esta información laboral incluye campos como salario base, precio horas extra, precio de jornada en festivos, etc. En base a los días trabajados, las bajas, las ausencias y las horas extras, la intranet a medida puede calcular la nómina de cada mes. Esta nómina se genera automáticamente en un documento PDF. Este archivo se almacena en la nube asociado a cada empleado. Además, se puede configurar la intranet corporativa para que envíe automáticamente la nómina de cada mes por email automáticamente. En el caso que los empleados tengan acceso a la intranet para empresas, éstos pueden consultar las nóminas desde su sesión. De este modo, tienen acceso al histórico de nóminas.

Desarrollo de una intranet corporativa para empresas pequeñas

Como has podido observar, una intranet para empresas pequeñas no significa que tenga un pequeño tamaño. Es decir, puede ser altamente funcional y servir para cubrir muchas necesidades de los departamentos de la empresa. Dado que es una empresa de pequeño tamaño, la intranet para empleados puede alojarse en un servidor de menor tamaño. Por lo tanto, estas pequeñas empresas pueden ahorrar dinero en este alojamiento.

Además, gracias a que se trata de una intranet a medida, tiene la ventaja de ser 100% escalable. Esto implica que se puede iniciar el desarrollo de la intranet corporativa con unos pocos módulos. Sin embargo, si la empresa crece y se hace más grande, se pueden ir añadiendo más módulos a la intranet para empleados. Además, cuando se va aumentando de tamaño y de complejidad del software, se puede realizar una migración del almacenamiento a un servidor más grande. De este modo, tu intranet a medida siempre crecerá con tu negocio.