Intranet para empleados integrada con Google Drive

Una intranet para empresas es un software que facilita el teletrabajo de los empleados. Este tipo de programa informático se encuentra alojado en la nube. De este modo, la intranet para empleados permite que los usuarios accedan a la misma desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esta característica facilita la labor de organización en cuanto al trabajo en remoto que desempeñan los empleados en estos tiempos con el COVID-19. Una intranet corporativa puede tener aún más funciones si se encuentra integrada con otra plataforma. Concretamente, en este post contamos las posibilidades de integrar una intranet a medida con Google Drive.

Integración de una intranet a medida con Google Drive

Como hemos explicado anteriormente, una intranet para empresas puede integrarse con una gran variedad de plataformas y herramientas. Algunos de estos softwares son WordPress, WhatsApp, Dropbox e incluso una app a medida Android. En este ejemplo, esta intranet para empleados estaría integrado con Google Drive.

Google Drive es una plataforma de Google que permite que los usuarios puedan almacenar archivos en la nube. Por lo tanto, una integración de esta plataforma con una intranet corporativa permitiría almacenar documentación en la nube. Estos ficheros se suben directamente a la nube de la aplicación. De esta manera, la intranet a medida sirve como un directorio de archivos para todos los empleados.

El acceso a estos archivos puede ser general. Es decir, en este supuesto todos los empleados pueden acceder a estos archivos. Algunos ejemplos de este tipo de archivos puede ser un calendario laboral de la empresa, estatutos generales de la empresa o fichas técnicas en material de prevención de riesgos laborales.

Por el contrario, también se puede limitar el acceso de los ficheros a ciertos empleados. La intranet para empresas puede restringir los trabajadores que pueden visualizar un archivo a través de diferentes roles. También estos roles sirven para asegurar que los diferentes empleados visualizan únicamente las funciones que van a utilizar en su día a día.

Esta intranet para empleados permite que se pueda permitir el acceso a determinados usuarios a través de un cifrado. Este cifrado se puede deshacer mediante una contraseña. De este modo, solo los trabajadores que conozcan e ingresen la contraseña correcta podrán acceder a esta información.

Además, la intranet corporativa puede registrar los usuarios que han accedido a un documento. Por lo tanto, se pueden consultar los empleados que han consultado el documento, la hora y la fecha de acceso e incluso si se lo han descargado. También se puede avisar cuando un usuario ha accedido a un fichero cifrado. La intranet a medida es capaz de notificar al usuario que ha subido el documento a través de un correo electrónico automático. En dicho email constaría el usuario que ha accedido y la hora de acceso.

Otra característica interesante de la integración de una intranet para empleados es la facilidad de editar documentos en línea. Los archivos que se pueden editar son las hojas de cálculo, los documentos de texto y las presentaciones con diapositivas. Esta edición se puede realizar de manera simultánea por varios empleados. De este modo, se pueden agilizar la edición cooperativa en reuniones telemáticas. Además, esta característica evita que se creen diferentes versiones del mismo archivo al editarse a la vez por varios empleados.

Intranet corporativa integrada con Google Drive para gestionar archivos

Ahora que ya hemos contado las características de esta integración, vamos a explicar los beneficios que conllevaría la misma. Este tipo de software a medida permite que se puedan almacenar una gran cantidad de archivos diferentes. Estos ficheros pueden tener cualquier extensión y no hay limitación en cuanto al tamaño del mismo. Además, se pueden implementar una serie de medidas de seguridad en la intranet para empresas. La finalidad es asegurar la invulnerabilidad de los archivos que se alojan en la nube.

Desde intranet para empresas podemos implementar la integración de un software a medida con Google Drive. Tanto si cuentas con una intranet corporativa como si quieres una intranet a medida personalizada para tus necesidades, podemos encargarnos. Gracias a esta y a más integraciones, una intranet para empleados puede expandir sus funciones, resultando más útil a los trabajadores.