Enviar documentos a firmar a los empleados desde una intranet a medida

Una intranet para empresas se encuentra actualmente a la orden del día en la actualidad de la tecnología. La principal razón es que, al ser un desarrollo a medida, puedes añadir todas las funciones que quieras. De este modo, esta intranet para empleados se convierte en un software multidisciplinar capaz de abarcar todas las herramientas de uso común en los todos los departamentos. Además, una intranet a medida puede encontrarse alojada en un servidor. Este hecho posibilita que los empleados puedan teletrabajar desde esta intranet corporativa. De manera adicional, en este artículo te contamos otro ejemplo más de una función de una intranet para empresas. Este ejemplo es el de enviar documentos para firmar desde una intranet para empleados.

Intranet corporativa con firma digital integrada de documentos

Esta función cada vez es más demandada por las empresas. De hecho, es ya una herramienta muy común en las aplicaciones móviles nativas. En el mundo de las intranets a medida, aún se va implantando poco a poco. Sin embargo, es muy útil y fácil de usar. Sigue leyendo y verás por qué es tan reclamada hoy en día.

Una firma digitalizada consiste en representar en la pantalla la firma de una persona. Es decir, es como reflejar la firma ordinaria en un documento. Además, esta firma debe estar registrada correctamente para que tenga una validez legal equivalente a la firma convencional. De este modo, mediante la firma digital se pueden firmar muchos documentos corporativos como contratos, nóminas, escrituras, etc.

La manera de integrar una firma digital en una intranet para empresas es sencillo. Para esta firma, se debe avisar al usuario de la necesidad de firmar el documento. Esta alerta se puede realizar mediante la intranet para empleados o un correo electrónico automático. En el primero caso, la firma se debe realizar a través de la intranet a medida. Por el contrario, en el caso de enviar un correo electrónico al usuario, se puede configurar una URL por la cual firmar digitalmente.

En ambos casos, los usuarios podrán consultar el documento antes de firmarlo. A continuación, cuando quieran firmarlo, podrán hacerlo mediante un botón. En ese momento se habilitará un recuadro en el cual firmar con ayuda del ratón. Lo que firme el usuario, se insertará de manera digital en el documento. Finalmente, el documento firmado con validez legal se mostrará con la firma digital del usuario.

Este documento firmado digitalmente se almacena en la nube de la intranet corporativa. De este modo, será accesible para todos los usuarios con el debido acceso. Además, éstos podrán visualizarlo o descargarlo en cualquier momento. Por otra parte, el interesado que ha firmado el documento, recibirá automáticamente el archivo mediante un correo electrónico enviado por la intranet para empresas. Si el usuario está registrado en la intranet para empleados, podrá consultar y descargar el documento en cualquier momento desde su panel privado.

Los documentos que pueden ser enviados para firmar pueden ser de muchos formatos. Por ejemplo, puede ser una orden de domiciliación. Cada documento se puede configurar para que la firma quede estampada en diferentes hojas, en todas, etc. Además, se puede exigir que las iniciales del usuario que firma queden también estampadas de manera digital. En ese caso, la intranet para empleados solicitará al usuario que escriba sus iniciales.

Los documentos para ser firmados desde una intranet a medida pueden ser los que ha creado de manera automática el propio software. Por ejemplo, a raíz de los datos de un empleado, el sistema genera automáticamente la nómina de ese empleado. Éste, a través de la intranet corporativa, recibe una alerta para firmar su nómina. A continuación, puede consultarla y firmarla digitalmente desde la intranet para empresas. El documento firmado desde la intranet para empleados se envía a través de un email al trabajador. También este documento con la firma digitalizada incrustada estará disponible desde el panel privado del empleado en la intranet a medida.

Por su parte, los empleados pueden configurar la intranet corporativa para agilizar el proceso de firma. Para ello, solo deben almacenar en su panel privado la firma y sus iniciales digitalizadas. Después, la intranet para empresas será capaz de insertar de manera automática esa firma guardada previamente en los documentos que deba firmar el usuario en cuestión.

Otro aspecto para agilizar la firma digital en una intranet para empleados es la accesibilidad vía web de la misma. Es decir, los usuarios podrán acceder a la intranet a medida desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Por lo tanto, podrán acceder desde dispositivos móviles como tablets o móviles. El acceso desde estas plataformas facilita el proceso de firma, ya que se asemeja lo más posible a la firma convencional.

Desarrollo de una intranet para empleados con firma digital

Seguro que ya te has convencido de todos los beneficios de la firma digital en una intranet para empresas. Los documentos firmados tienen vigencia legal y constituyen una manera de agilizar procesos. Esto, dada la situación socio-sanitaria actual, adquiere una mayor importancia, puesto que facilita firmar documentos de manera no presencial. De esta manera, se pueden firmar contratos de fácil y rápidamente.