La intranet como herramienta para ser más productivos

En otra entrada ya hablamos de las ventajas que tiene una intranet para el teletrabajo. Pero el post de hoy lo vamos a dedicar a contar cómo nos puede ayudar a ser más productivos. Una de las mayores ventajas que ofrece es que aumenta la productividad de forma significativa. Para ello, este sistema necesita detectar todas las barreras que hay en cualquier grupo de trabajo para posteriormente poner en funcionamiento las herramientas que hacen falta para afrontar las mismas.

Uno de los objetivos de las empresas a corto plazo -y más fáciles de conseguir- es lograr que sus trabajadores disminuyan el tiempo en tareas de localización de la información. Por otro lado, también es importante reducir los minutos que pasan mientras que están esperando a que otros compañeros hagan la tarea que les corresponde para poder continuar con su labor.

Aspectos clave de una intranet

Por todos los motivos anteriores, en esta entrada hemos querido enumerar algunos de los aspectos que demuestran cómo las intranets pueden reducir estos tiempos y aumentar la eficacia en el trabajo:

1. Búsqueda eficiente. Este punto es clave en una buena intranet. Debe buscar todos los recursos que contiene y devolver resultados relevantes. De esta forma se consigue evitar pérdidas de tiempo. Es cierto que a día de hoy la mayoría de sitios web cuenta con un buen motor de búsqueda. No obstante, son muchos los negocios que incorporan esta funcionalidad en sus intranets.
2. Directorio de empleados y sus perfiles.  Debe aparecer la foto y los datos de contacto. Esto facilita la búsqueda de empleados. Además, se puede añadir un resumen de la experiencia profesional o los objetivos en la empresa.
3. Acceso móvil. Una intranet adaptada a dispositivos móviles nos ofrece la seguridad de que no va a haber ningún tipo de retraso en la entrega de la información y que los empleados van a llevar sus tareas en el tiempo indicado.
4. Gestión tácita del conocimiento. Es decir, tener una intranet que permita a los empleados buscar información a través de ideas ya almacenadas. De esta forma, tanto el conocimiento explícito como el tácito son visibles para todos.
5. Colaboración global. Este punto adquiere más importancia con la situación que vivimos actualmente. Coordinar a empleados que se encuentran teletrabajando en distintas zonas horarias hace que el ritmo de trabajo disminuya. Contar con una herramienta de colaboración en la intranet permite trabajar de forma más rápida y cómoda.